Impara ad organizzarti

Tutto quello che devi sapere per ottimizzare il tuo tempo.

Quanto influisce il Tempo nella tua attività di Business? 

In questo articolo voglio aiutarti a gestirlo, distribuirlo equamente – riuscendo a farti capire la differenza nel modo in cui ognuno di noi lo trascorre e il modo in cui ognuno di noi riesce a sfruttarlo al meglio.

Quanto spesso ci ritroviamo con impegni inderogabili e con più cose da fare nello stesso numero di ore?

È una questione di priorità – molto spesso si perde il controllo del tempo, quel preciso monitoraggio nel ‘piano settimanale’ a cui andiamo incontro mensilmente, dimenticando l’andamento degli obiettivi prefissati e trovando continue scuse per non portare a termine il lavoro.

• Non ho tempo per fare questa cosa.
• Ho qualcosa di più importante da fare.

Indipendentemente dalla tua attività di business – voglio condividere con te alcune tecniche per pianificare e seguire lo svolgimento dei compiti a cui devi dedicare il tuo tempo.

Ti è mai capitato di scrivere una lista?

Bene, impara ad organizzarti e iniziamo subito a farlo insieme!

Perché il primo passo per riuscire a controllare il tuo tempo è quello di Monitorarlo.

Riproduci su un foglio bianco (formato A4) un diagramma e denomina le quattro caselle (A,B,C,D) inserendovi i compiti che svolgi dividendoli in ogni rispettivo riquadro.

Compila una scheda al giorno per un minimo di tre giorni e impara ad organizzarti al meglio ponendoti le seguenti domande:

• Faccio fatica a distinguere tra compiti importanti e compiti non importanti?
• Quali azioni devo intraprendere per eliminare questa confusione?
• Che percentuale del mio tempo viene attualmente dedicata ai compiti di scarsa importanza? (C-D)
• Che cosa potrei fare per ridurre il numero dei compiti che appaiono in queste caselle?
• Ho dedicato abbastanza tempo ai compiti inquadrati nella casella B?
• Come posso aumentare il tempo dedicato a questi compiti?

Sappi che questo consiglio è un ottimo modo per organizzare il tuo tempo e se per caso non riesci mentre stai lavorando – ricostruisci la tabella con le attività dell’ultima settimana.

Ricapitoliamo: come usare il tuo tempo?

Per prima cosa: fai Monitoraggio, altro non è, che la consapevolezza in merito all’importanza relativa dei compiti che svolgi nel corso della giornata.
Per essere sicura/o che il tuo Monitoraggio sia efficace, presta attenzione a quanto ti dico ora:

PIANIFICA I TUOI OBIETTIVI

Identifica le azioni necessarie per realizzarli. Suddividi i progetti nei compiti che li compongono e stabilisci per ogni compito la durata delle attività.
Per esempio,  decidi quando si svolgono i compiti nei prossimi giorni e settimane.

MONITORA I TUOI OBIETTIVI

Devi sapere in ogni momento quali sono i tuoi contatti, le tue riunioni e appuntamenti.

Il mondo del Business richiede molta attenzione!

Impara ad organizzarti bene: tieni per iscritto sempre di fronte a te o sulla scrivania ciò che hai fatto e ciò che rimane da fare, chi sta facendo cosa per te ed entro quando va fatto – è fondamentale per ottimizzare il lavoro giornaliero.

Ricordati inoltre, le 3 forme di pianificazione più importanti per il tuo successo imprenditoriale:

1. Pianifica la copertura dei tuoi obiettivi principali dei prossimi tre mesi.
2. Pianifica le successive singole settimane in modo da consentirti di rispettare gli impegni presi e le scadenze concordate.
3. Fai un Piano dettagliato quotidiano per garantirti un adeguato equilibrio tra i compiti importanti e urgenti che concorrono al raggiungimento degli obiettivi a lungo termine.

Non effettuare in ufficio al mattino presto questa procedura, ma alla fine della giornata lavorativa precedente per organizzare al meglio quella successiva – così risparmi indecisioni e perdite di tempo mentre sei predisposto ad affrontare i tuoi impegni quotidiani.

IL TEMPO NON È UN CONTENITORE

Non fissare un numero eccessivo di cose da fare a tal punto da non lasciare un margine per i soliti ‘imprevisti’.

ELIMINA

Elimina dall’elenco le cose fatte, sarà gratificante per Te e contribuisce a tenerti sempre in carreggiata!

RESISTI

Resisti fino alla morte, alla tentazione di inserire nella lista troppi ‘successi facili’ – quei compiti da poco che sembrano fatti apposta per essere ‘spuntati’ dall’elenco, ma che non ti portano da nessuna parte!

PIANIFICA

Pianificare la settimane – alla fine della settimana precedente fai come nella pianificazione giornaliera. Impegnati a dare un equilibrio complessivo e assicurati di non farti prendere in contropiede.

Per esempio, il Venerdì pomeriggio verso la fine della giornata è un buon momento per riesaminare il lavoro svolto durante la settimana in corso e complimentarti con te stessa/o per gli obiettivi raggiunti.

Si pianifica per lavorare, non si lavora per pianificare

(Marco Merangola)

NON ESSERE PERFETTO, MA PERFETTIBILE

Non cercare la perfezione del tempo e non farti prendere dalla frustrazione per i lavori che non sei riuscita/o a portare a termine.

Usa il Venerdì pomeriggio per chiederti COME MAI non sono stati completati e cosa ti ha impedito di poterli realizzare – così che non si ripeta.

• Hai ecceduto in ottimismo sulla quantità di cose da fare nella settimana?
• Sono emersi altri compiti importanti e inattesi che ti hanno costretto a mettere da parte alcuni lavori programmati?
• È capitato qualcosa che ha reso certi lavori non più necessari?
• Hai cercato di rinviare o di eludere certi adempimenti?

Pianifica i prossimi tre mesi – prendi spazio per dedicarlo a progetti e a compiti di sviluppo.

Garantisci che la scadenza relativa ai diversi carichi non si sovrappongano e che i tempi assegnati ai compiti principali siano realistici.

Sintetizzando, tieni sotto controllo le attività pianificate sapendo sempre le scadenze, i progressi compiuti verso il raggiungimento degli obbiettivi che ti sei dato/a.
Evita il trasferimento manuale di informazioni per evitare sviste e minimizzare gli sprechi di tempo.

Sicuramente, il lavoro che hai svolto fino ad ora, ti porterà a chiederti DOVE tutte queste informazioni debbano essere tracciate, per essere sicura/o di avere tutto sotto controllo.

Ora ti voglio suggerire qui sotto, due fondamentali strumenti che ho scelto apposta per te. Li ritengo i migliori che puoi trovare tra i tanti che ci sono online.

1 – Il Personal Organiser – Sappi che, si sceglie un oggetto adatto al proprio stile di vita, e soprattutto al tuo lavoro. Il mio, per farti un esempio – è proprio questo, e ti spiego come mai.

Impara ad organizzarti con il Personal Organiser perché include delle sezioni importanti per l’ottimizzazione della tua giornata tipo:

• Schede di pianificazione annuale.
• Agende in vari formati
• Schede di pianificazione giornaliera – appuntamenti e cose da fare.
• Obbiettivi mensili e schede di pianificazione dei progetti.
• Indirizzari con i numeri di telefono.
• Pagine bianche per le annotazioni.
• Schede per previsioni di budget e programmazione delle spese.

Con il Personal Organiser riesci ad includere le informazioni necessarie per il tuo lavoro in un solo, comodo raccoglitore – togliendo la possibilità di aggiungere e levare pagine. sono certo che sarà per una grande risorsa.

2 – Il Personal information manager (PIM) – un software per migliorare la tua produttività personale. Lo troverai estremamente utile anche per lo sviluppo del tuo Business. Assomiglia molto ad Outlook, ma è molto più semplice da usare.

Le sezioni del Personal information manager includono:

• Un indirizzo per la gestione dei contatti.
• Degli elenchi di “cose da fare” (attività) che si possono organizzare per categorie e consentono la pianificazione e il monitoraggio dei progetti in termini di scadenze, persone responsabili, durata e percentuale di completamento.
• Un’agenda elettronica che si può integrare con l’indirizzario e con gli elenchi delle attività, e che mette a disposizione promemoria e opzioni per gli appuntamenti ricorrenti.
• Una scheda per la registrazione del tempo dedicato alle diverse attività e la rivelazione delle spese.
• Un taccuino elettronico, che si può adattare a seconda delle esigenze.

Una cosa l’ho capita, non esiste un sistema perfetto  – tu devi trovare quello che si adatta al tuo modo di lavorare.

Mi sento tuttavia di dirti che scrivere a mano su dei fogli di carta è  meno efficace, come utilizzare un sistema elettronico può portarti a distrarti continuamente da altre attività.

Quindi, non lasciarti contagiare dalla curiosità – diventa facile lasciarsi andare per chi è un amante dell’elettronica.
Per questo, porta sempre a termine prima le attività del tuo elenco e fissa le scadenze –  il tutto ti aiuterà a diventare molto più organizzata/o ed efficiente.

Impara a stimare i tuoi tempi, sono necessari nel mondo del Business!

Non arrivare mai con l’acqua alla gola, sii sicuro di terminare un lavoro, di avere la certezza che entro la sera avrai concluso ogni tuo compito pianificato e sopratutto non darti scuse, e non RIMANDARE.

Infatti, un’altro aspetto pericoloso per la tua organizzazione è la tendenza a ritardare l’inizio di un lavoro importante programmato, preferendo quelli di minor importanza – inizia sempre la giornata dalle attività importanti e poi, lascia il tempo per quelle minori.

Crea una strategia, rispetta e affronta le scadenze con positività alla soluzione del problema, pianifica e se sei in anticipo evita di rilassarti – non eccedere nella ricerca della perfezione, errare è umano, ma impara dall’errore commesso.

Non sprecare più il tuo tempo.